Moderne Lohnabrechnung

Drei Mitarbeiter waren letzten Monat krank, eine neue 450-Euro-Kraft wurde eingestellt und der Lagerist hat einen Vorschuss genehmigt bekommen – diese und viele weitere, Monat für Monat anfallende Änderungen machen das Thema Lohnabrechung gerade für kleine und mittelständische Unternehmen schwierig. Entweder bindet die Lohnabrechung einen beachtlichen Teil der Arbeitszeit in der Buchhaltung oder aber sie wird häufig dem Steuerberater übergeben, der dafür ordentlich was verlangt. Dabei kann die Lohnabrechnung im eigenen Haus heutzutage durch den Einsatz moderner Software so einfach, übersichtlich und effizient gestaltet werden, dass viele der alltäglichen Herausforderungen damit problemlos handlebar werden.

Betriebe mit vielen und häufig wechselnden Mitarbeitern, die zudem in unterschiedlichen Beschäftigungs- und Arbeitszeitmodellen tätig sind, haben mit dem Lohn selbst dann zu kämpfen, wenn sie die Abrechnung extern erledigen lassen, denn die Erfassung der Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitszeiten, Angaben über Personenstandsänderungen oder Gewährung von Sonderleistungen verbleiben immer noch bei ihnen. Dabei könnten sie in der Zeit, in der sie diese Fülle an Informationen sammeln und erfassen, dies auch gleich in eine digitale Personalakte einpflegen, die unter Berücksichtigung des aktuellen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts die Lohnabrechung automatisiert erledigt.

Eines der führenden Software-Programme, das genau dies bietet, stammt von der Firma eurodata.de, die sowohl für die Entgeltabrechnung als auch für andere Personalverwaltungsvorgänge flexible, cloudbasierte Software-Lösungen anbietet. Die sehr intuitiv gestaltete Software ist unkompliziert zu installieren und zu nutzen. Sage und Schreibe 180 Lohnarten sind in der Software als standardisierte Abrechnungsvorgänge angelegt, so dass kaum ein Fall einer eigenen Nachbearbeitung bedarf. Schnittstellen zu ELSTER und dakota sorgen dafür, dass Übermittlungen an Finanzämter und Sozialversicherungsträger gleich ausgeführt werden können.

Fehler in der Lohnabrechnung, verspätete Abführung der Lohnsteuer an das Finanzamt bzw. der Sozialversicherungsbeiträge an die Versicherer sowie nicht beachtete Gesetztesänderungen können gerade für kleine und mittelständische Unternehmen harte Konsequenzen nach sich ziehen. Nicht nur wird dadurch das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Firma geschwächt, sondern es können auch unerwartete Nachzahlungen oder nicht unerhebliche Strafzahlungen drohen. Mit einer modernen, cloudbasierten Entgeltabrechnungs-Software kann all das nicht passieren, da an Fristen erinnert wird, Gesetztesänderungen sofort in die Software einfließen und Rechenfehler nicht vorkommen. Darüber hinaus hat man durch Funktionen wie die Beitragsschätzung für Folgemonate ein hohes Maß an Übersicht und Planungssicherheit. Durch die moderne und sichere Cloud-Lösung kann die digitale Personalakte nicht nur vom Büro aus gepflegt und eingesehen werden, was das Arbeiten flexibel macht.

Wer nun denkt, dass diese Form der Lohnabrechnung teuer sein muss, der sollte sich mit den verschiedenen Angeboten, die auf die individuellen Bedürfnisse verschiedener KMUs eingehen, vertraut machen. Moderne und flexible Lohnabrechnung ist also auch inhouse bezahlbar und mit überschaubarem Aufwand zu bewerkstelligen.