Intelligente Zeiterfassungssysteme für Mitarbeiter werden immer wichtiger

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Thema für alle Arbeitgeber in Deutschland. Denn seit 2019 gilt eine EU-Richtlinie, die vorschreibt, dass alle Mitgliedstaaten die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch erfassen müssen. Mit einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 wurde daraufhin für Deutschland prinzipiell die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bestätigt. Demnach seien Arbeitgeber gemäß § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Die Bundesregierung hat dementsprechend einen Gesetzesentwurf formuliert, der die folgenden Maßnahmen umfassen soll, um für Mitarbeiter Zeiterfassung umzusetzen:

• Die Arbeitszeit soll mit Angabe von Beginn, Ende und Dauer am jeweiligen Arbeitstag elektronisch erfasst werden.
• Die Dokumentation der Arbeitszeit soll mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
• Die Verantwortung, dass eine ordnungsgemäße und transparente Dokumentation zur Zeiterfassung erfolgt, liegt beim Arbeitgeber.
• Mitarbeiter sollen die aufgezeichnete Arbeitszeiten einsehen können.
• Vertrauensarbeitszeit soll zwar auch künftig möglich sein, aber nur, wenn auch hier die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dokumentiert wird.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung dient vor allem dem Schutz des Personals vor Überarbeitung und gesundheitlichen Schäden. Sie soll sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Höchstarbeitszeit, zur Ruhezeit und zu den Pausen eingehalten werden. Außerdem soll sie die Transparenz und die Fairness im Arbeitsverhältnis fördern.

Die Arbeitszeiterfassung hat aber auch Vorteile für die Arbeitgeber. Sie ermöglicht eine bessere Planung und Steuerung der Arbeitsprozesse, eine höhere Produktivität und Qualität der Arbeitsergebnisse und eine einfachere Abrechnung der Arbeitsleistung. Zudem kann sie als Nachweis bei Streitigkeiten oder Kontrollen dienen.

Wie kann die Arbeitszeiterfassung erfolgen?

Die EU-Richtlinie schreibt nicht vor, wie die Arbeitszeiterfassung konkret erfolgen muss. Das bleibt den einzelnen Mitgliedstaaten überlassen. Der Gesetzentwurf der Bundesregierung legt nahe, dass die oben genannten Maßnahmen in Kraft treten werden. Durch die aktuelle Rechtsprechung ist jedoch die prinzipielle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt gegeben.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Mitarbeiter-Arbeitszeit zu erfassen. Die klassische Variante ist die Stempeluhr, bei der das Personal seine Anwesenheitszeiten per Karte oder Chip registrieren. Eine moderne Alternative ist die elektronische Online-Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per App auf Computer, Smartphone oder Tablet eingeben oder automatisch erfassen lassen.

Welche Vorteile hat die elektronische Zeiterfassung?

Die elektronische Zeiterfassung bietet viele Vorteile gegenüber der analogen Zeiterfassung. Sie ist nicht nur genauer, schneller und einfacher, sondern auch flexibler und vielseitiger. Entsprechende Apps ermöglichen es, verschiedene Arbeitsmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice zu berücksichtigen und online individuell anzupassen. Sie erlaubt es auch, verschiedene Tätigkeiten wie Projektarbeit, Reisezeiten oder Überstunden zu erfassen und zu differenzieren.

Die elektronische Zeiterfassung ist zudem mit anderen Unternehmensprozessen wie der Lohnabrechnung, der Urlaubsplanung oder dem Controlling verknüpfbar. Das spart Zeit und Kosten und vermeidet Fehler und Doppelarbeiten. Eine App zur elektronischen Zeiterfassung ermöglicht auch eine bessere Auswertung und Analyse der Arbeitszeiten und -leistungen. Das hilft bei der Optimierung der Personalplanung, der Ressourcenverteilung und der Qualitätskontrolle.

Fazit: Die elektronische Zeiterfassung ist ein Gewinn

Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance für Arbeitgeber, ihre Arbeitsprozesse zu verbessern und ihre Mitarbeiter zu motivieren. Die elektronische Zeiterfassung ist dabei der beste Ersatz für die althergebrachte Stempeluhr, um die Arbeitszeit effizient, transparent und flexibel zu erfassen und zu verwalten. Es gibt viele gute Softwarelösungen für die elektronische Zeiterfassung auf dem Markt, die individuell an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden können. Die Investition in eine solche Software lohnt sich auf jeden Fall, denn sie bringt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Wettbewerbsvorteile.