Elektronischer Datenaustausch: Wo liegen die Vorteile?

Papierdokumente zu versenden, gehört mittlerweile schon eher in die Kategorie „altes Eisen“. Wollen Unternehmer Daten austauschen, erfolgt dies häufig in elektronischer Form. Aber was genau ist elektronischer Datenaustausch, wie funktioniert er und welche Vorteile bringt er mit sich? Das und was notwendig ist, um EDI anzuwenden, beantworten wir in diesem Beitrag.

Was ist elektronischer Datenaustausch?

Unter elektronischem Datenaustausch ist der Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zu verstehen. Die Kurzform hierzu ist EDI – Electronic Data Interchange. Dies bezieht sich zum Beispiel auf klassische Geschäftsprozesse wie der Austausch von Bestellungen, Rechnungen und Liefermeldungen. Allerdings ist auch der Austausch von Stammdaten und branchenbezogenen Dokumenten möglich.

Wie funktioniert elektronischer Datenaustausch?

Einfach erklärt, wird bei EDI eine bestimmte Datei von einem Unternehmen zum anderen übermittelt. Dieser Prozess besteht im Grunde genommen aus zwei Schritten. Der erste Schritt ist die Konvertierung. Der zweite Schritt ist der Versand beziehungsweise der Empfang einer EDI-Nachricht. So wird für beide Seiten eine Datei automatisch weiterverarbeitet. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Bestellung automatisch und ohne Verzögerung im System erfasst wird.

Welche Vorteile bringt elektronischer Datenaustausch?

Heutzutage ist es notwendig, schnell auf veränderte IT-Anforderungen am Markt zu reagieren. Somit ist die Digitalisierung ein wichtiger Punkt für Unternehmen geworden. Die Geschäftsprozesse vieler Branchen sind durch Wettbewerb und gestiegene Kosten buchstäblich auf weitere Optimierung angewiesen. Und hierbei spielt EDI eben eine besonders wichtige Rolle. Denn hierdurch wird die Effektivität und Effizienz der Geschäftsprozesse deutlich verbessert. Daher bringt Electronic Data Interchange eine Menge Vorteile mit sich. Diese sind folgende:

• Zeitliches Verkürzen von Vorgängen.
• Reduktion von Durchlaufzeiten.
• Vermeidung von doppelter Arbeit.
• Reduktion von Lagerhaltungskosten.
• Erhöhung der Genauigkeit von Informationen.
• Schnellere Übertragungszeiten.
• Geringe Übertragungskosten.
• Reduktion des papiergebundenen Dokumentenflusses.

Was ist notwendig, um EDI anzuwenden?

Besonders hilfreich sind EDI-Lösungen. Denn diese enthalten schon vorab die notwendigen Funktionalitäten und erleichtern deutlich die Einrichtung. Durch die entsprechende Software braucht niemand die nötigen Schritte selbst programmieren. Diese werden lediglich konfiguriert. Bei den EDI-Systemen gibt es allerdings zwei Ausprägungen. Die Cloud-Variante und die On-Premise-Variante. Bei der Cloud-Variante verwendet man eine EDI Lösung eines Providers. Bei der On-Premise-Variante hingegen wird die EDI-Lösung auf eigener oder gemieteter Infrastruktur betrieben. Entsprechend wird sie vom Unternehmen auch selbst verwaltet.

Um den EDI-Prozess einzurichten, ist als Erstes die Quelle oder das Ziel für die Daten zu definieren. Dies bezeichnet man auch als Inhouse-Schnittstelle. Hierbei handelt es sich um eine Textdatei oder Datenbanktabelle, in der die Informationen zur Erstellung oder Verarbeitung eines Geschäftsdokumentes enthalten sind. Eine Vielzahl an ERPs oder Warenwirtschaftssystemen enthalten diese Schnittstellen bereits. Sind die Systeme allerdings stark an ein Unternehmen angepasst, ist eine Vorbereitung der Schnittstellen für die EDI-Verwendung notwendig. Hilfreich ist hier ein Systembetreuer. Dieser kümmert sich um die Identifikation und Konfiguration der richtigen Schnittstellen, passend zum EDI-System.

Fazit

Electronic Data Interchange bringt in vielen Bereichen einen Vorteil mit sich. Ob im Einzelhandel oder in der Autoindustrie oder auch in der Logistik. Im Vordergrund stehen hier allein die Daten, die ausgetauscht werden sollen. Neben den Kosten sparen Unternehmen auch viel Zeit, welche sie an anderen Stellen besser einsetzen können.