DSVG: Die Datenschutzkonforme Aktenvernichtung

Datenschutz ist eines der am meisten diskutierten Themen unserer Zeit. Das gilt aber sowohl für die digitalen Daten als auch für die in Papierform, die man in der Regel in der Form von Akten vorfindet. Die Aufbewahrung der Daten unterliegt hierbei denselben strengen Gesetzen wie die Entsorgung.

Akte ist nicht gleich Akte

Akten und allerlei schützenswerte Daten müssen datenrechtlich konform aufbewahrt werden, sodass nur zugangsberechtigte Personen auch tatsächlich Zugriff auf diese Daten haben. Das gilt auch für die Entsorgung, was es nicht möglich macht, die Akten einfach wegzuwerfen. Der Zugriff Dritter kann hierbei nämlich nicht ausgeschlossen werden. Durch eine Aktenvernichtung wird das jedoch sichergestellt.

Allerdings gibt es für die Aktenvernichtung verschiedene Stufen, die die Sensibilität der enthaltenen Daten beschreiben und folglich festlegen, in welchem Ausmaß die Akte vernichtet werden muss. Desto höher diese Stufe ist, desto schwerer wird es Dritten gemacht, die Akten zu rekonstruieren. Ein höherer Schutz der Daten entsteht.

Sieben Sicherheitsstufen spezifizieren hierbei die unterschiedlichen Grade der Aktenvernichtung. Von relativ breiten Streifen, wie sie mit einem Schredder erzeugt werden können, bis zu dem Zerlegen in kleinste Partikel ist hier alles dabei.

Hinzu kommen die drei übergeordneten Schutzklassen:

• Unter die Schutzklasse 1 fallen die Daten, die bei Veröffentlichung lediglich einen geringen Schaden anrichten.
• Schutzklasse 2 schließt personenbezogene Daten ein, dessen Veröffentlichung zu erheblichen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Schäden führen kann.
• Daten der Schutzklasse 3 gelten als besonders schützenswert und geheim. Eine Veröffentlichung könnte das Leben und die Existenzen von Menschen bedrohen

Wie man die Akten vernichten lassen kann

Weiß man nun in welche Klasse die zu vernichtenden Akten fallen, muss anschließend die Vernichtung beauftragt werden. Das geschieht in der Regel mit einem professionellen Dienstleister, welcher die gesetzlichen Anforderungen erfüllen kann. Diese Dienstleister sind entsprechend zertifiziert. So auch Mammut-Aktenvernichtung, welche bundesweit agieren.

Die Kosten einer Aktenvernichtung sind hierbei vor allem in den Anfahrtskosten zu finden. Das Aufstellen des kleinen Containers und Vernichtung selber ist hier eher der günstige Teil der Vernichtung. Das Mieten eines solchen Containers ist in aller Regel jedoch die günstigste und beste Option, da das eigenständige Anlegen eines staatlich zertifizierten Aktenvernichters äußerst kostspielig sein kann und selten für das Vernichten von besonders sensiblen Daten geeignet ist.

Zudem spart das Beauftragen eines Dienstleisters Zeit und Mühe, da einem der ganze Prozess der Aktenvernichtung abgenommen wird.

Das ist noch zu beachten

Doch nur, weil man einen Dienstleister mit einer derartigen Arbeit beauftragt, heißt das noch lange nicht, dass man anschließend fein aus dem Schneider ist.

Als Auftraggeber ist und bleibt man die Person, die für den Schutz und die datenschutzgerechte Entsorgung der Daten verantwortlich ist. Verstöße in diesem Bereich können zu empfindlichen Geldstrafen führen, was das Beauftragen eines seriösen Unternehmens zum Vernichten der Akten umso wichtiger macht.

Mit diesen Unternehmen schließt man einen sogenannten Auftragsverarbeitungs-Vertrag. Dieser ist vorgeschrieben und legt fest, in welchem Zeitraum die Akten vernichtet werden müssen, was genau vernichtet wird und beschreibt zudem verschiedene Befugnisse des Auftraggebers und Auftragnehmers. Eine datenschutzgerechte Aktenvernichtung ist also für Unternehmen und Selbstständige, wie Anwälte, von höchster Wichtigkeit, was nicht nur mit den Geldstrafen zusammenhängt, sondern auch mit dem eigenen Ruf, den man sich womöglich lange und mühsam aufgebaut hat.