Die besten Funktionen von Microsoft Teams
Für die geschäftliche Kollaboration und einen reibungslosen Austausch bedarf es einer ausgereiften Kommunikationssoftware. Hierbei ist das als Teil der Office-Familie entworfene Microsoft-Programm Teams ein echter Vorreiter. Mit welchen Teams-Funktionen sollte man sich näher auseinandersetzen? Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Highlights der beliebten Kollaborationssoftware.
Microsoft Teams bündelt Office-Formate
Nutzer der Produkte von Microsoft Office, wie Sharepoint oder Outlook, können mithilfe von Teams auf die Programme zentral zugreifen. Hierfür stellt die Software individuell konfigurierbare Verknüpfungen bereit.
Folgende Funktionen bieten ein breites Spektrum an Nutzungsmöglichkeiten und eignen sich zur Straffung der innerbetrieblichen Prozesse:
- Arbeit an gemeinsamen Team-Projekten
- Kommunikation per virtuellem Chat
- Terminierung von Meetings im Kalender
- Feed mit chronologischem Listing der Aktivitäten
- Zugriff auf essenzielle Dokumentdateien
Teams – das Herzstück der Software für effiziente Kollaborationen
Um gemeinsam an einer Aufgabe digital arbeiten zu können, ist in dem Microsoft-Programm zunächst ein Team anzulegen. Diesem sind anschließend einzelne Benutzer zuzuordnen. Mit der Aufnahme in ein Team werden dem internen Nutzer gleichzeitig Berechtigungen zur Ausübung verschiedenster Aktivitäten innerhalb der Softwareumgebung erteilt. Grundsätzlich ist auch eine Zusammenarbeit mit einem Gast möglich. Dieser kann unter der Funktion „Teams“ als externer Nutzer ohne die entsprechenden Berechtigungen angelegt werden. Das ist durch die einmalige Registrierung einer E-Mail-Adresse bei Microsoft ohne zusätzliche Kosten realisierbar. Wird kein öffentliches, sondern ein privates Team erstellt, sind die Berechtigungen den Teammitgliedern separat zuzuweisen.
Nachrichten ruckzuck übermitteln – per praktischer Chatfunktion
Für einen zügigen und effizienten Austausch mit den Teamkollegen bietet Microsoft Teams einen Chat. Nachrichten können hier an einzelne Personen oder aber an eine Gruppe versendet werden. Weiterhin ist es möglich, Dokumente an die Nachricht anzuhängen und mitzusenden. So liegen alle relevanten Unterlagen für gegenseitige Absprachen ohne Suchzeitverluste vor. Mithilfe verschiedener Dringlichkeitsstufen lassen sich Nachrichten im Microsoft Teams Chat priorisieren.
Planung und Terminierung von Besprechungen per Kalender-Funktion
Bei erfolgreichen Team-Kollaborationen ist Effizienz ein entscheidender Faktor. Deshalb ist die Planung von Besprechungen ein zentraler Aufgabenbereich im Funktionsspektrum von Microsoft Teams. Im Kalender der Software-Anwendung lassen sich Besprechungen neu initiieren und mit einem Eintrag im Kalender verknüpfen. Aus diesem Menüpunkt heraus können Microsoft Teams Mitglieder zu einem Meeting geladen werden. Die Quote, anstehende Besprechungstermine zu verpassen, ist durch diese praktische Funktion ausgesprochen gering.
Microsoft Teams Feed informiert zu derzeitigen Aktivitäten
Wer aufgrund von Urlaub oder Krankheit vorübergehend nicht anwesend ist, um mit dem Team zu interagieren, kann sich nach der Rückkehr mithilfe des Feeds zu den aktuellen Aktivitäten im Handumdrehen informieren. Hier werden alle Aktivitäten zeitlich chronologisch geordnet und können in aller Ruhe gesichtet werden. Der aus den sozialen Netzwerken bekannte, hier aber funktionsgebundene Feed zeigt ebenfalls entgangene Anrufe und verpasste Nachrichten an und ist somit ein hochfunktionales Tool, um Rückrufaktionen und den Versand ausstehender Nachrichten zu organisieren.
Effizienz beim Datei-Zugriff
Für die Ablage von Dateien sind Cloud-Speicher sehr beliebt. Sie können in Microsoft Teams unter dem Menüpunkt „Dateien“ hinzugefügt werden und dienen hier als zentraler Zugriffsort für Dokumente wie zentral genutzte Worksheets & Co.
Fazit
Microsoft Teams ist in unzähligen Sprachen verfügbar und ermöglicht so auch eine Zusammenarbeit auf internationaler Ebene. Die interne Vernetzung mit anderen Anwendungen erlaubt einen äußerst vielfältigen Nutzungsumfang.