Nicht sexy – aber wichtig: Die wichtigsten Buchhaltungs-Tipps für Gründer

Wird an die Buchhaltung und die Erstellung von Rechnungen gedacht, verfallen viele Gründer in Panik. Allerdings kann der Lohn für die Leistungen, die erbracht werden, natürlich erst verdient werden, wenn Rechnungen von den Kunden bezahlt werden. Das Thema ist dabei im Grunde gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick scheint.

Mit den folgenden Tipps für die Buchhaltung werden Gründer die Herausforderung spielend meistern können. Beispielsweise bietet ein professionelles Fakturierung-Tool eine große Hilfe bei der Buchhaltung.

Die Rechnung richtig schreiben

Auf einer Rechnung werden die Zahlungs- und Lieferungsbedingungen sowie die erbrachte Leistung dokumentiert. Im Großteil der Fälle besteht seitens der Kunden sogar ein Anspruch auf eine solche Rechnung. Sie bildet schließlich sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden ein wichtiges Dokument.

Im geschäftlichen Bereich spielt vor allem der Vorsteuerabzug eine maßgebliche Rolle. Dieser kann nur ausgeführt werden, wenn alle steuerrechtlichen Anforderungen durch die jeweilige Rechnung erfüllt wird. Auf der Rechnung müssen demnach die folgenden Angaben enthalten sein:

• Name und Adresse des Rechnungsempfängers und der leistenden Firma
• Datum der Rechnung
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Rechnungstellers
• Eindeutige Rechnungsnummer
• Umfang, Menge und Art der erbrachten Leistung beziehungsweise der gelieferten Artikel
• Zeitraum oder Zeitpunkt der Auftragsausführung oder Lieferung
• Rechnungssumme (Netto-Beträge müssen unter Umständen nach verschiedenen Steuersätzen getrennt werden)
• Umsatzsteuer, ggf. getrennt nach Steuersätzen
• Eventueller Hinweis auf Kleinunternehmen

Für die Erstellung von Rechnungen steht Unternehmen nach dem Umsatzsteuerrecht ein Zeitraum von sechs Monaten zur Verfügung. Im Übrigen können Rechnungen über Kleinbeträge bis zu 150 Euro auf die Angabe der Rechnungs- und Steuernummer sowie des Rechnungsempfängers verzichten. Ebenfalls ist es dann nicht nötig, die Umsatzsteuer separat auszuweisen.

Vorteil der Kleinunternehmerregelung überprüfen

Auf Wunsch steht es Kleinbetrieben frei, sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen. Allerdings ist die Kleinunternehmerregel mit zwei Bedingungen verbunden. Zum einen darf sich der Umsatz auf maximal 50.000 Euro im laufenden Geschäftsjahr belaufen und zum anderen darf der Umsatz des vergangenen Jahres nicht mehr als 22.000 betragen. Es ist dabei zwingend notwendig, dass beide Bedingungen erfüllt werden.

Der voraussichtliche Umsatz kann im Jahr der Gründung geschätzt werden. Der Freibetrag verringert sich allerdings anteilig, wenn während eines laufenden Jahres der Geschäftsbetrieb aufgenommen wird. Darüber hinaus ist die Kleinunternehmerregelung auf die Unternehmerperson bezogen – wenn verschiedene Kleinbetriebe existieren, findet eine Zusammenrechnung aller Umsätze statt.

Kleinunternehmen können durch die Regelung auf die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung verzichten. Ebenfalls ist es so einfacher, die Gewinnermittlung durchzuführen, denn die Unterscheidung zwischen Netto und Brutto ist hinfällig. Privaten Endkunden können die Produkte und Leistungen so außerdem günstiger anbieten.

Jedoch müssen Kleinunternehmen auf den Vorsteuerabzug verzichten, wodurch die Betriebskosten steigen. Darüber hinaus sorgen sich einige Unternehmer, dass der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ihr Image, besonders bei Kooperationen mit Firmenkunden, negativ beeinflussen könnte.

Es ist also nötig abzuwägen, ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt. Möchten Gründer von ihrem Geschäft langfristig leben können, werden sie voraussichtlich schnell über einen Jahresumsatz von 22.000 Euro kommen. Somit wird nur ein zwischenzeitlicher Vorteil erreicht.

Fristen der Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten

Das Finanzamt ist hinsichtlich der Umsatzsteuer äußerst penibel. Wird die Voranmeldung der Umsatzsteuer nicht fristgerecht eingereicht, kommt es schnell zu hohen Säumniszuschlägen. Dies betrifft in der Regel alle Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen. Nur Finanz- und Immobiliengeschäfte, einige Gesundheitsleistungen, die Exportwirtschaft und natürlich Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Unternehmen erklären dem Finanzamt bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung die Zahllast der Umsatzsteuer, also die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer. Normalerweise muss diese jeden Monat erstellt werden und bis zum 10. des nächsten Monats spätestens bei dem zuständigen Finanzamt eintreffen. Falls es nur schwer möglich ist, diesen Stichtag einzuhalten, kann ein Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt und sich so vier Wochen mehr Zeit verschafft werden. Jedoch ist es dann nötig, eine Sondervorauszahlung an das Finanzamt zu leisten.

Das Finanzamt nimmt seit dem Jahr 2005 elektronische Meldungen nur noch über die Schnittstelle ELSTER entgegen. Wird die Buchhaltung also in Eigenregie erledigt, müssen entsprechende Cloud-Dienste oder Softwareprogramme genutzt werden, von denen die Meldung im Grunde automatisiert erstellt wird. Die Voranmeldung kann allerdings auch über das ELSTER-Portal auf manuellem Wege eingereicht werden, jedoch ist dieses Vorgehen sehr fehleranfällig und aufwendig.

Ist die Erstellung einer Bilanz nötig?

Die Bilanzierung ist im Wirtschaftsleben das A und O. Für die meisten Firmen besteht die Pflicht, einer doppelten Buchführung nachzukommen und einen kaufmännischen Jahresabschluss zu erstellen. Freiberufler sind davon generell ausgenommen, sie können auf eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung zurückgreifen.

Für Einzelkaufleute besteht seit dem Jahr 2008 allerdings ebenfalls eine Ausnahmeregel. Diese können ebenfalls auf eine Einnahme-Überschuss-Rechnung setzen. Dazu müssen allerdings bestimmte Kriterien erfüllt werden.

In zwei aufeinanderfolgenden Jahren darf der Jahresumsatz nicht mehr als 600.000 Euro betragen und der Gewinn der beiden Jahre nicht über 60.000 Euro liegen. Wenn sich das erste Geschäftsjahr zu Ende neigt und sich andeutet, dass keine der beiden Grenzsummen überschritten wird, kann die Regelung bereits in Anspruch genommen werden.

Der Vorteil davon besteht darin, dass ein Liquiditätsvorteil durch die IST-Versteuerung entsteht. Darüber hinaus ergibt sich ein Spielraum für eventuelle Gewinnverlagerungen. Außerdem ist natürlich die Handhabung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wesentlich einfacher – besondere Fachkenntnisse sind dafür kaum notwendig. Es ist nicht nötig, Rechnungsabgrenzungsposten oder komplizierte Rückstellungsregelungen zu beachten, sodass der Jahresabschluss wesentlich simpler ausfällt. Jedoch kann dadurch auch der Nachteil entstehen, dass die nötige Standardisierung und Transparenz der Bilanz fehlen.

Die richtige Buchhaltungssoftware nutzen

Gründer können nicht nur viel Zeit, sondern auch viel Geld einsparen, wenn diese auf eine professionelle Buchhaltungs- und Rechnungssoftware setzen. Bei dem Programm kommt es darauf an, dass nicht nur die klassische Rechnungs- und Angebotserstellung ermöglicht wird, sondern auch automatisch ein Zahlungsabgleich mit dem Konto vorgenommen wird.

Dadurch wird es möglich, noch offene Rechnungen schnell zu identifizieren. Viele Programme bieten sogar die Funktion, dass bei einem Zahlungsverzug automatisch Zahlungserinnerungen versendet werden. Es ist unheimlich wichtig, dass die Konten nie aus dem Blick verloren werden – dies gilt besonders in den ersten Monaten nach der Gründung des Unternehmens.

Darüber hinaus lassen sich auch andere wichtige Aufgaben mit einer guten Buchhaltungssoftware erledigen, beispielsweise die Voranmeldung der Umsatzsteuer oder die Verwaltung der Belege. Die Programme sind ebenfalls in der Lage, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen automatisch zu erstellen.