Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer ERP Software wichtig?

Enterprise Resource Planning – das sind die Begriffe, die hinter dem Kürzel ERP stehen. Es geht dabei also um die Planung mit allen Ressourcen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen. Was so einfach klingt, ist in Wirklichkeit natürlich ein hoch-komplexer Prozess, der unterm Strich über Wohl oder Wehe einer Firma entscheiden kann. Um ihn besser zu verstehen, möchten wir den Begriff ERP zunächst einmal näher erläutern.

Was ist ERP?

Das Entwickeln einer Strategie und die Ableitung einer Unternehmensplanung, mit der diese umgesetzt werden kann, gehören zu den Kernaufgaben einer erfolgreichen Geschäfstführung. Ziel der Planung muss es sein die alltäglichen Geschäftsprozesse so effizient wie möglich durchzuführen. Genau das wird durch ERP Software unterstützt. Das Besondere an ihr ist also, dass sie nicht nur einzelne Aufgaben, Abläufe oder Teilbereiche in einem Unternehmen verbessert, sondern wirklich alle am Firmenerfolg beteiligten Faktoren erfasst und so bewertbar und planbar macht und die Erledigung der anfallenden Arbeiten somit erleichtert.

Die Ressourcen umfassen also alle „Werte“, über die eine Firma verfügt, von Mitarbeitern, Kapital über Maschinen und IT-Systeme bis hin zu Lizenzen. Der Umgang mit diesen Ressourcen ist über verschiedene Unternehmensbereiche wie Produktion, Einkauf, Vertrieb, HR und Buchhaltung verteilt. Ein ERP System bündelt alle Informationen zu diesen Bereichen, leitet Kennzahlen ab und erlaubt so eine bessere zentrale Steuerung der Ressourcen. Bereits bestehende Systeme zur Unterstützung einzelner Abläufe wie beispielsweise PPS- (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem), CRM- (Customer Relationship Management), Buchhaltungs- oder Personalmanagement-Systeme sind in einer ERP Software integriert, idealerweise auch ein Projektmanagement-Tool, über das die Planung gleich in die Praxis umgesetzt werden kann, wie es beim ERP System der abas Software AG enthalten ist.

Vernetzte und mobile Lösungen

ERP Software entfaltet dann ihr Potential am besten, wenn möglichst viele Unternehmensdaten in ihr erfasst und zusätzlich zueinander in Beziehung gesetzt werden. Insbesondere die Vernetzung der Daten schafft Effizienz, beispielsweise wenn der Kundendienst auf dieselben Daten zugreifen kann wie der Vertrieb. Der Vorteil: Jedem im Unternehmen stehen die aktuellen, verlässlichen Daten zur Verfügung, redundante Dateneingaben werden vermieden und somit auch Fehlerquellen eliminiert.

Eine plattformübergreifende Lösung, also die Möglichkeit nicht nur vom Computer in der Firma, sondern beispielsweise auch vom Tablet oder gar dem Smartphone aus das ERP nutzen zu können, schafft zudem Flexibilität, sowohl hinsichtlich des Ortes, von dem aus der Zugriff erfolgt als auch des Zeitpunkts. Gerade für Unternehmen, die mehrere Standorte haben oder bei Kunden vor Ort tätig sind, sind solche mobilen Systeme von unschätzbarem Wert. ERP ist damit wie gemacht für eine global funktionierende Wirtschaft. Und ERP erleichtert auf diese Weise auch die Kommunikation und die Dokumentation in Firmen.

Für wen ist eine ERP Software geeignet?

Prinzipiell profitiert natürlich jedes Unternehmen von einem umfassenden, vernetzten Planungssystem. Allerdings wird sich die Implementierung besonders dort rentieren, wo die Abläufe einen gewissen Komplexitätsgrad erreicht haben. Dies trifft meistens auf Firmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl zu, in denen mehrere Arbeitsabteilungen mit unterschiedlichen Aufgaben und Abläufen koordiniert werden müssen. Produzierende Unternehmen werden bereits ab einer kleineren Firmengröße die Vorteile von ERP Systeme nutzen können, doch auch größere Dienstleistungsunternehmen profitieren enorm.

Den größten unmittelbaren Nutzen werden wahrscheinlich schnell wachsende Firmen spüren, die ohne umfassende ERP Lösungen Gefahr laufen die Expansion nicht mehr erfolgreich steuern zu können. Und auch in Unternehmen, in denen immer mehr Fehler bzw. Verluste durch mangelnde Koordination zwischen den Abteilungen entstehen, kann ERP die Wende bedeuten.

Auswahlkriterien für eine ERP Software

Um Probleme bei der Einführung eines ERP Systems zu vermeiden, sollte eine Software nach verschiedenen Aspekten sorgfältig ausgewählt werden. So muss sie für die Unternehmensgröße und die jeweilige Branche maßgeschneidert, aber gleichzeitig auch skalierbar sein, um zukünftige Entwicklungen ohne erneuten Softwarewechsel zuzulassen. Sie muss natürlich in der Lage sein, sämtliche Unternehmensdaten zu integrieren und sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Und last not least sollte eine neue ERP Software so intuitiv wie möglich gestaltet sein, um Mitarbeiter damit nicht zu überfordern.

 
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