Synergieeffekte beim Einsatz von Softwarelösungen aus einer Hand nutzen
Die Digitalisierung der Arbeitswelt stellt gerade für kleinere und mittelgroße Firmen eine besondere Herausforderung dar. Ohne sie muss man befürchten mittel- bis langfristig zu viel Zeit in die Organisation und Verwaltung seines Betriebs stecken zu müssen; Zeit und Aufwand, der auch Geld kostet und zu einem ernsthaften Wettbewerbsnachteil werden kann. Doch seine Firma umfassend und vernetzt zu digitalisieren scheint für viele eine große finanzielle, fachliche sowie ebenfalls zeitliche Hürde darzustellen. Dass der Umstieg auf Software-basierte Planung, Koordinierung und Erfassung von Unternehmensabläufen nicht teuer sein muss und auch nicht den Einsatz eines IT-Fachmanns bedarf, ist vielen offenbar gar nicht bewusst.
Bei den kursierenden Nachrichten zu Digitalisierung der Arbeitswelt schwingen immer Vorstellungen von riesigen Serverräumen, hochleistungsfähigen Computern und unablässig programmierenden IT-Fachleuten mit. Dabei reichen sofort einsatzbereite, einfache Softwarelösungen – wie auf www.ed-portal.de gezeigt – für die meisten Unternehmen aus, um erfolgreich den Schritt zum digitalisierten und vernetzten Arbeiten zu meistern. Dabei werden weder an Mensch noch an die üblicherweise verwendeten Computer besondere Ansprüche gestellt; im Gegenteil, es gibt ausgesprochen intuitiv gestaltete, leicht zu installierende und zu erlernende Programme für alle wichtigen Abläufe einer Firma. Diese sind weitgehend auf gängigen Geräten – PC, Mac, Tablet und Smartphone – verwendbar und ermöglichen so auch den mobilen Zugriff von unterschiedlichen Standorten aus.
immense Synergieeffekte.
Um den vollen Nutzen aus solchen Softwares zu ziehen, ist es wichtig, keine digitalen Insellösungen zu implementieren, sondern gleich auf vernetzte Angebote zu setzen. D.h. dass Arbeitszeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung aus einer Hand kommen sollten und idealerweise auch eine Schnittstelle zu eventuell beteiligten Externen wie Steuerberatern beinhalten sollten. Moderne, sichere Cloud-Lösungen machen vernetztes Arbeiten möglich, bei dem nicht nur einmal eingegebene Daten für mehrere Anwendungen genutzt werden können, sondern zudem sowohl Unternehmen als auch ihre Dienstleister (Lohnbüro, Steuerberater) auf dieselbe Datenbasis zugreifen können. Auch für die Arbeitnehmer werden viele Vorgänge transparent, da sie die für sie relevanten Daten einsehen und nachvollziehen können.
De facto sieht das dann beispielsweise so aus, dass es eine digitale Arbeitszeiterfassung gibt, die die Mitarbeiter über eine Smartphone-App wie eine mobile Stempeluhr bedienen. Für den Arbeitgeber werden so nicht nur Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten zuverlässig erfasst, sondern auch gleich so dokumentiert, dass alle Auflagen des Mindestlohngesetztes erfüllt werden. Die digitale Zeiterfassung stellt dann die Basis der ebenfalls software-gestützten Personaleinsatzplanung dar. So können der aktuelle Aufenthaltsort und Aufgabenbereich von Mitarbeitern jederzeit nachgeghalten werden, Verfügbarkeiten erkannt und neue Arbeitseinsätze oder Schichten geplant und an das Personal kommuniziert werden. Alle hierzu relevanten Dokumente wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen usw. können hinterlegt werden. Zu guter Letzt fließen die Daten aus Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung in die Lohnbuchhaltung ein. Die ermöglicht nicht nur eine einfach zu bedienende Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern stellt auch Schnittstellen zu ELSTER und Dakota zur Verfügung, so dass sämtliche Arbeitsgänge direkt aus dem Programm heraus erledigt werden können.
Wer jetzt noch den Umstieg aus der „Zettelwirtschaft“ ins digitale, vernetzte Personal- und Lohnbüro scheut, sollte wissen, dass der Umstieg auf ein solches Programm von guten Anbietern mit einem hervorragenden Support begleitet wird. Die bereits erwähnten eurodata-Softwarelösungen kann man sogar kostenlos testen, bevor man sich endgültig für sie entscheidet. Auch hinsichtlich der zu erwartenden Kosten besteht hier Planbarkeit und Transparenz, weil je nach gewählter Lösung mit einem festen Preis pro Mitarbeiter kalkuliert werden kann.
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