Die Arbeitszeiterfassung im 21. Jahrhundert

Wege aus dem Nachweisdschungel für Arbeitszeiten

Vertrauensarbeitszeit war gestern – heute gilt das „Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns“, kurz Mindestlohngesetz oder MiLoG genannt. Was ein Segen für Millionen von Menschen im Niedriglohnsektor sein mag, ist für manchen Arbeitgeber zum Fluch geworden. Nicht weil er nicht in der Lage oder willens wäre, Mindestlohn zu zahlen, sondern weil der Verwaltungsaufwand rund um das MiLoG enorm ist. Die mit der sperrigen Bezeichnung „Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung“ versehene Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeit gilt nicht nur für alle geringfügig Beschäftigten, sondern auch für Angestellte aus bestimmten Wirschaftszweigen, die „regelmäßig“ weniger als 2.958 Euro verdienen. Und das sind eine Menge Beschäftigte!

Für die galt es, mit Eintreten des MiLoG ein Zeiterfassungssystem  aus dem Ärmel zu schütteln. In Ermangelung einer entsprechenden Stempeluhr-Software griffen viele zunächst einmal auf das System „Zettelwirtschaft“ zurück, das noch bis heute vielerorts etabliert ist. Das schaut dann so aus, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auf allen möglichen oder auch unmöglichen Zetteln aufschreiben, dass Stunden telefonisch durchgegeben werden oder in persona mündlich beim Arbeitgeber kommuniziert werden. All das gilt es dann auch noch durch den Arbeitgeber in eine Form zu bringen, die der Dokumentationspflicht gerecht wird, und zeitnah zu den geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen; denn zu jedem Arbeitseinsatz muss spätestens sieben Tage später der Zeitarbeitsnachweis vorliegen.

Wirklich unangenehm wird das Ganze dadurch, dass dem Arbeitgeber bei Nichteinhaltung Strafen drohen – egal, ob es sich bei fehlerhafter Arbeitszeiterfassung und -dokumentation um ein selbst verschuldetes Versehen des Arbeitgebers oder um das Versehen eines Mitarbeiters handelt. Der Arbeitgeber ist also in der Pflicht, seinen Mitarbeitern sozusagen „hinterherzulaufen“, wenn sie von sich aus ihren Arbeitszeitnachweis nicht erbringen. Bei dieser Gesetzeslage kann es für den Arbeitgeber teuer werden, wenn er sich bei der Zeiterfassung im wahrsten Sinne des Wortes verzettelt!

Unser Tipp für Zeiterfassung Arbeitszeit: Greifen Sie auf ein mobiles, digitales Zeiterfassungsprogramm zurück! Am besten sind dazu webbasierte Zeiterfassungssysteme geeignet, weil diese sich über jedes internetfähige Endgerät betreiben lassen. Somit sind sie also nicht nur auf Desktop-Computern durchführbar, sondern auch auf Tablets und Smartphones – und da Letztere ja mittlerweile fast jeder hat, können sie mit einer solchen Zeiterfassung-Software sehr wahrscheinlich 100% Ihrer Mitarbeiter ausstatten. Weil das Smartphone für viele so immens wichtig geworden ist, kann man als Arbeitgeber auch davon ausgehen, dass die Mitarbeiter es jederzeit dabei haben, egal wann und wo sie arbeiten.

Eine webbasierte Stempeluhr funktioniert ganz einfach. Renommierte Anbieter, wie beispielsweise edtime, haben eine Software entwickelt, die sich beim Arbeitnehmer als App auf dem Smartphone installieren lässt. Die sehr simpel und intuitiv gestaltete Bedienoberfläche erlaubt es dem Nutzer, durch ein paar einfache Klicks seine Arbeitszeit, seine Pausen, Urlaub, Krankheit oder andere Fehlzeiten einzugeben. Auch die Oberfläche für Arbeitgeber ist sehr übersichtlich gestaltet und erlaubt nicht nur die MiLoG-konforme Erfassung von Arbeitszeit, sondern eröffnet noch weitere Möglichkeiten der Personaleinsatzplanung und sogar der Personalverwaltung.

Raus aus dem Chaos und dem Aufwand der Zettelwirtschaft, rein in die Sicherheit der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung – mit webbasierten Lösungen ist das einfach, übersichtlich und sicher.